Wenn der Chef zum Gespräch bittet

Handelsblatt, 28. Dezember 2011

Der Termin mit dem Vorgesetzten bedeutet für viele Mitarbeiter eine Ausnahmesituation. Es geht um Geld, persönlichen Aufstieg und die eigene Leistung. Wie Arbeitnehmer und Chefs das heikle Thema angehen sollten.

In der Rubrik „Karriere Tipp" widmet sich Handelsblatt Online wöchentlich Themen rund um Beruf, Büro und Bewerbung. Quelle: CAEPSELE

Düsseldorf. Die friedliche Weihnachtsschwere rund um die Feiertage klingt in den meisten Arbeitnehmern noch sanft nach, da kehrt gleich nach dem Jahreswechsel am Arbeitsplatz wieder der raue Alltag ein: Viele Führungskräfte laden dann – meist freundlich, aber nachdrücklich angemahnt von der Personalabteilung – ihre Mitarbeiter zum Gespräch. Unter vier Augen will man gemeinsam Bilanz über die Ergebnisse und Leistungen der zurückliegenden Monate ziehen und neue Ziele für die Zukunft vereinbaren.

In den meisten großen und mittelständischen Unternehmen sind regelmäßige Bestandsaufnahmen zwischen Chef und Mitarbeiter mittlerweile gang und gäbe.

Mehr als zwei Drittel aller Unternehmen, so eine Studie der Unternehmensberatung Dr. Wieslhuber & Partner, nutzen beispielsweise persönliche Zielvereinbarungen, die in solchen Terminen festgezurrt werden, um ihre Unternehmensziele und -strategien auf die Belegschaft runterzubrechen.

Mitarbeitergespräche werden je nach Firma einmal im Jahr, aber auch halb- oder vierteljährlich anberaumt, bevorzugt in den ersten Monaten des noch frischen Jahres. Die Termine firmieren dabei mal blumig unter „Performance Review" oder „Development Planning", mal etwas bodenständiger unter Jahres-, Feedback-, Zielvereinbarungs- oder Mitarbeitergespräch.

Auch wenn die thematischen Schwerpunkte durchaus unterschiedlich ausfallen können – manche Firmen halten „nur" Rückschau auf geleistetes und ermitteln neue Ziele, andere rühren im gleichen Termin Gehalts- und Karriereaspekte unter – ist allen Vier-Augen-Gesprächen mit dem Chef gemein: Mitarbeiter haben Bammel davor. Kein Wunder, schließlich sieht niemand gerne seine Arbeit auf dem Prüfstand.

Tipps für das Mitarbeitergespräch

Nehmen Sie den Termin ernst

Planen Sie für Ihre Vorbereitungen ein paar Stunden Zeit ein, und starten Sie am Besten nicht auf den letzten Drücker, für den Fall, dass Sie noch Informationen einholen müssen. Halten Sie Ihre Leistungen, Argumentationen und Ziele ruhig schwarz auf weiß fest. Liebt Ihr Chef Zahlen oder Kurven, bereiten Sie Ihre Leistungen in entsprechender Form vor. Analog verfahren Sie mit Chefs, die es lyrisch, kurz und knackig oder visionär mögen.

Leitfaden beachten

Im Idealfall hangeln Sie sich an den Jahresgespräch-Unterlagen der Personalabteilung entlang. Ihr Chef wird sie auch als Leitfaden für den Termin benutzen. Notieren Sie aber auch Aspekte, die Ihnen jenseits des Fragenkatalogs wichtig sind.

Üben Sie das Gespräch

Üben Sie das Gespräch – ähnlich wie ein Gehalts- oder Bewerbungsgespräch – zu Hause mit Freunden oder dem Partner. Spielen Sie Ihre Argumentationen durch.

Bleiben Sie realistisch

Bleiben Sie in Bezug auf Ihre Leistungen selbstkritisch und realistisch. Eine offensichtlich schlechte Performance partout schön zu reden ist genauso unsouverän wie nach Ausreden und Ausflüchten zu suchen. Räumen Sie Fehler ruhig ein – sofern Sie in keinem Unternehmen arbeiten, in dem ein Schuldeingeständnis einem Karriere-Kamikaze gleichkommt – bieten Sie dem Chef aber auch Lösungen zur Verbesserung an. Da, wo Selbsterkenntnis schlecht ankommt, sollte man Schuldeingeständnisse vorsichtiger dosieren.

Gesprächsführung

Nimmt der Chef die Gesprächsführung nicht in die Hand – was eigentlich seine Aufgabe wäre – sondern mäandert unstrukturiert durch die Themen, übernehmen Sie sanft die Zügel und lotsen ihn zu den Themen, die Ihnen wichtig sind.

Haken Sie nach

Ist Ihnen im Gespräch selbst noch etwas unklar, sind Sie mit einer Regelung nicht einverstanden oder fühlen sich überfahren, haken Sie unbedingt ein: Mir ist das Ziel noch nicht klar, können wir da noch mal ran? Oder: Um dieses Ziel zu erreichen, würde ich ... benötigen. Kann ich da mit Ihrer Unterstützung rechnen?

Geschickt kontern

Falls der Chef Sie als unliebsamen Mitarbeiter abstrafen will – Motto: Sie haben Ihre Ziele nicht erreicht – kontern Sie mit guten Gegenbeispielen. Was haben Sie alles unternommen, um doch noch die Kurve zu bekommen?

Lösungen anbieten

Müssen Sie Fehler oder mangelhafte Leistungen einräumen, bieten Sie Lösungen an: ... ist schief gegangen, weil ... passiert ist. Damit dies nicht wieder passiert, werde ich ...

Alles Übungssache

Lassen Sie sich nicht entmutigen, wenn der Termin noch nicht so reibungslos verläuft wie erhofft. Auch Jahresgespräche sind Übungssache – und Ihr Chef ist Ihnen einige Trainingsrunden voraus.

„Auch wenn man in den Firmen mittlerweile mit den Jahresgesprächen zu leben gelernt hat, bleibt bei vielen Beteiligten ein ungemütliches Kribbeln", stellt Ulrich Jordan, Inhaber der Jordan Consulting Gruppe und ehemaliger Personalvorstand der Targobank, fest. „Insbesondere dann, wenn die Führungskraft es versäumt hat, während des Jahres offen und direkt Rückmeldung zu geben."

Es gebe Studien, so der Buchautor („Das erfolgreiche Einstellungs-Interview", Gabler Verlag), nach denen Mitarbeiter weniger als zehn Minuten pro Jahr Feedback auf ihre Arbeit bekämen. „Das ist eine niederschmetternde Zahl. Wenn sie tatsächlich stimmt, dann tappen viele Mitarbeiter tatsächlich im Dunkeln, was im Jahresgespräch auf sie zukommt."